So sendet ihr vertrauliche E-Mails über Gmail
Vor etwas über zwei Jahren führte GMail mit den vertraulichen E-Mails ein neues Feature ein. Dieses war mit etwas Verzögerung dann auch in Deutschland nutzbar. Wir erklären euch ausführlich die Funktionsweise und die Nachteile, die dieses System impliziert.
Wir leben in einer Zeit, in der nur noch wenig auf dem Postweg versendet wird. Egal, ob Bewerbungen, Hausarbeiten für die Uni oder wichtige persönliche Dokumente, fast alles wird heutzutage per E-Mail verschickt. Doch gerade bei solch wichtigen Unterlagen, haben viele das Bedürfnis, diese besser zu schützen und vor dem Zugriff Unbefugter zu bewahren. Wir zeigen euch, wie ihr über Gmail vertrauliche Informationen mit speziellem Schutz versenden könnt und nennen euch Alternativen zu Gmail.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden vertraulicher E-Mails über Gmail
Öffnen des Vertraulich-Modus
1. Loggt euch bei Gmail ein und klickt auf die Schaltfläche „+ (Schreiben)“, um eine neue Nachricht zu schreiben.
2. In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, findet ihr unten in der Menüleiste das Symbol eines Schlosses und einer Uhr.
3. Durch einen Klick auf dieses Symbol gelangt ihr in das „Vertraulich“-Menü. Hier habt ihr verschiedene Möglichkeiten, um eure E-Mails zu schützen.
● Festlegen eines Ablaufdatums
Wenn ihr ein Ablaufdatum festlegt, kann eure E-Mail nur über einen bestimmten Zeitraum geöffnet und gelesen werden und danach nicht mehr. Ablaufdatum festlegen ist gleich die erste Option, die euch im Vertraulich-Menü angezeigt wird. Klickt ihr darauf, erscheint ein Pull-down-Menü, in dem ihr wählen könnt zwischen 1 Tag, 1 Woche, 1 Monat, 3 Monaten, und 5 Jahren. Habt ihr eure Wahl getroffen und kehrt dann zurück zum Schreiben-Fenster, wird euch dort das genaue Datum angezeigt, wann eure E-Mail abläuft.
● Ein Passwort erstellen
Im Vertraulich-Modus findet ihr auch die Option Sicherheitscode erforderlich. Wenn ihr diese auswählt, muss der Empfänger vor dem Lesen der E-Mail ein Passwort eingeben. Ihr könnt dann nochmal zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten wählen:
– Bei der Option Standard wird dem Empfänger das Passwort per E-Mail übermittelt.
– Bei SMS-Sicherheitscode müsst ihr die Handynummer des Empfängers angeben und dieser erhält den Code dann als SMS.
Unterschied zur Vertraulichkeits-Kennzeichnung in Outlook
Einige denken jetzt vielleicht, dass es doch genügt, eine E-Mail über Outlook zu versenden und dort einfach ein Häkchen bei Vertraulich zu setzen, aber weit gefehlt. Outlook bietet zwar verschiedene Klassifizierungen von E-Mails an, aber dabei handelt es sich lediglich um Hinweise. An der eigentlichen Lesbarkeit der Nachricht ändert es gar nichts, wenn man dort das Vertraulich-Kästchen anklickt. Dies macht zum Beispiel im Unternehmen Sinn, wenn mehrere Personen dasselbe Konto nutzen.
Ihr könnt so also andere darauf aufmerksam machen, dass diese E-Mail einen vertraulichen Inhalt hat und nur von bestimmten Personen geöffnet werden soll. Wenn ihr allerdings ganz verhindern wollt, dass andere Zugriff darauf haben, dann müsst ihr sie verschlüsseln.
Dies funktioniert bei Outlook auf zwei verschiedene Arten:
1. Durch eine S/MIME-Verschlüsselung: Dafür müssen jedoch sowohl Sender als auch Empfänger ein E-Mail-Programm nutzen, das diesen Verschlüsselungsstandard unterstützt. Outlook zum Beispiel tut dies.
2. Durch die Microsoft 365 Nachrichtenverschlüsselung: Hierfür muss nur der Absender über die Nachrichtenverschlüsselung verfügen, die ein Bestandteil der Office 365 Enterprise E3 Lizenz ist. ...
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